ระบบสารสนเทศ (Information System)

ระบบสารสนเทศ (Information System) คือขบวนการประมลผลข่าวสารที่มีอยู่ ให้อยู่ในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการบริหารและการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ระบบสารสานเทศจึงเป็นระบบที่ได้จัดตั้งเพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูลดังต่อไปนี้
1.รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอกซึ่งจำเป็นต่อหน่วยงาน
2.จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
3.จัดให้มีระบบเก็บข้อมูลเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
4.มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอ เพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องทันสมัยตลอดเวลา

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology)

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผลและการเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อช่วยให้ได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์โดยอาจรวมถึง

1.เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์คมนาคมต่างๆ รวมทั้งซอฟต์แวร์ทั้งระบบสำเร็จรูปและพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะด้าน ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้จัดเป็นเครื่องมือที่ทันสมัย

2.กระบวนการในการนำอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ ข้างต้นมาใช้งาน รวบรวมข้อมูล จัดเก็บประมวลผล และแสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป

ระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร สามารถแบ่งเป็น 7 ประเภทคือ

1. ระบบประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System: TPS) ระบบประมวลผลทางธุรกิจ มักเป็นการประมวลผลต่อวัน เช่น การรับ – จ่ายบิล ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับ การพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ ลักษณะเด่นของระบบ TPS คื่อ การทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยาก ซับซ้อน ซึ่งระบบนี้เกือบทั้งหมดใช้การประมวลผลแบบออนไลน์ และสิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ

- ลดจำนวนพนักงาน

- องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว

- ลูกค้าเพิ่มขึ้น

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS)ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS จึงมี ความสามารถในการคำนวณเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย

3. ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System: DSS) ระบบช่วนตัดสินใจ หมายถึง ระบบหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ เพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System: ESS)บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งถายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะ เพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า

4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System - EIS) ระบบที่สร้างสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง คือฺ MIS ประเภทพิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะช่วยให้ผู้ยรหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบสารสนเทศได้ง่ายขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบสัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกันทำให้ผู้บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง

5. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems- OAS) ระบบสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่อมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน OAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะ คือ

1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่การสื่อสารข้อความ E – mail FAX

2. รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing) การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video – ferencing)

6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence / Expert System : AI/ES)ระบบผู้เชี่ยวชาญ หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งคล้ายกับมนุษย์ ระบบนี้ได้รับความรูจากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถวิเคราะห์เหตุผล เพื่อตัดสินใจ ความรู้ที่เก็บไว้ในระบบคอมพิสเตอร์นี้ประกอบด้วย ฐานความรู้ และกฏข้อวินิจฉัย ซึ่งเป็นความสามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจได้เอง เช่น การวินิจฉัยความผิดพลาดของรถจักรดีเซลไฟฟ้า โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และยังต้องนำซอฟแวร์เข้ามาช่วย ได้แก่ ระบบ Call Center

7. ระบบ Call Center- สามารถตอบสนองได้อย่างสมบูรณ์แบบและมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการตอบข้อซักถามปัญหาต่างๆ รบคำสังจองห้องสัมมนาตามโรงแรม- สนับสนุนการให้บริการช่วยเหลือทางด้านเทคนิกส์การให้บริการข้อมูลข่าวสารที่ต้องการประชาสัมพันธ์และสาระความรูต่างๆ ที่ลูกค้าควรทราบ รวมถึงการรับเรื่องร้องเรียนหรือกิจกรรมต่างๆ หรือคำแนะนำ คำติชม ที่เกี่ยวกับธุรกิจอย่างครบวงจรและสิงที่ลูกค้าที่จะได้รับ คือ ความสะดวกรวดเร็วในการบริการลดค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสารที่ซับซ้อน และที่สำคัญที่สุด คือได้รับบริการที่ตอบสนองความต้องการและความพึงพอใจสูงสุด

ระบบสารสนเทศในองค์กรต่างๆจะทำการเก็บรวมรวบข้อมูลจากระดับปฏิบัติการ และทำการประมวลผลเพื่อให้สารสนเทศกับบุคลากรในระดับต่าง ๆ ซึ่งในแต่ละระดับนั้นจะใช้ลักษณะและปริมาณของสารสนเทศที่แตกต่างไป ระบบสารสนเทศในองค์สามารถแทนได้ด้วยภาพปิรามิด ตามรูป

จากภาพจะเห็นได้ว่าโครงสร้างระบบสารสนเทศแบบปิรามิด มีฐานที่กว้างและบีบแคบขึ้นไปบรรจบในยอดบนสุด ซึ่งหมายความว่าสารสนเทศที่ใช้งานจะมีมากในระดับล่างและลดหลั่นน้อยลงไปตามลำดับจนถึงยอดบนสุด บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศได้แก่

-ระดับปฏิบัติการ
บุคลากรในระดับนี้เกี่ยวข้องอยู่กับงานที่ทำซ้ำ ๆ กัน และจะเน้นไปที่การจัดการรายการประจำวัน นั้นคือบุคลากรในระดับนี้เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศในฐานะผู้จัดหาข้อมูลเข้าสู่ระบบ ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่ผู้ทำหน้าที่ป้อนข้อมูลการสั่งซื้อของลูกค้าเข้าสู่คอมพิวเตอร์ในระบบสารสนเทศเพื่อการขาย หรือตัวแทนการจองตั๋วและขายตั๋วในระบบจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น

-ระดับวางแผนปฏิบัติการ
บุคคลในระดับนี้ จะเป็นผู้บริหารขั้นต้นที่ทำหน้าที่ควบคุมการปฏิงานประจำวัน หรือการบริหารงานในระยะเวลาสั้น ๆ เช่น รายงานสรุปผลการขายประจำไตรมาสของพนักงานขาย เพื่อประเมินผลของพนักงานขายแต่ละคน เป็นต้น
-ระดับวางแผนการบริหาร
บุคลากรในระดับนี้ จะเป็นผู้บริหารระดับกลาง มีหน้าที่วางแผนให้บรรลุเป้าหมายต่างๆ ของบริษัท เช่น รายงานผลการขายประจำปีของบริษัทเทียบคู่แข่งต่าง

-ระดับวางแผนยุทธศาสตร์ระยะยาว
ผู้บริหารระดับนี้จะเป็นระดับสูงสุด ซึ่งเน้นในการวางนโยบาย สารสนเทศที่ต้องการ จะอยู่ในรูปรายงานสรุป การวิเคราะห์แนวโน้มต่างๆ